11 документов, с которыми легко работать удаленно

Перейдем сразу к делу. В таблице мы перечислили 11 видов документов, работу с которыми ритейлер может реализовать в электронном виде уже сейчас.

Вид документа	Назначение
Счет-фактура	Подтверждает факт отгрузки продукции, предоставление услуг и их цену.
Корректировочный счет-фактура	Основание для принятия заказчиком предъявленных поставщиком сумм НДС к вычету. Документ оформляется при корректировке цены отгруженной продукции или оказанных услуг.
Универсальный передаточный документ (УПД)	Заменяет: счет-фактуру, первичный документ: накладную/акт, комплект документов: счет-фактуру + накладную/акт.
Универсальный корректировочный документ	Используется: для корректировки счетов-фактур, при редактировании первичных документов, при изменении первичных документов, включающих счет-фактуру (УПД).
Товарная накладная ТОРГ-12	Удостоверяет отпуск товарно-материальных ценностей (ТМЦ) контрагентам и ведет учет соответствующих действий.
Накладная на внутреннее перемещение ТОРГ-13	Контролирует движение ТМЦ внутри компании.
Акты МХ-1 и МХ-3	МХ-1 – используется для приема и передачи ТМЦ, оставленных на хранение. МХ-3 – это документ первичной учетной документации. Оформляется материально ответственным лицом компании при возврате ТМЦ по истечении срока хранения.
Транспортная накладная (ТрН)	Предназначен для учета движения товарно-материальных ценностей и сопровождает груз при его перевозке.
Товарно-транспортная накладная (ТТН)	Подтверждает расходы на перевозку груза.
Договор (соглашение, контракт)	Соглашение двух и более сторон об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
Дополнение к договору	Устанавливает изменения в существующих условиях договора или их дополнение.

Ниже мы подробно расскажем, как выстроена дистанционная работа с наиболее часто используемыми документами в ритейле.

Электронная товарная накладная ТОРГ-12: приемка как по волшебству

 

Бумажные товарные накладные постепенно «захватывают» все больше складских площадей. Работать с ними трудоемко и неудобно. Ахиллесова пята ритейлеров – различия в описании номенклатуры в первичных, учетных документах и спецификациях. Искать расхождения приходится в ручном режиме – сопоставлять заказы с информацией из товарных накладных. Когда число поставок превышает десятки, ситуация становится критичной. Прием продукции «на бумаге» затягивается на дни и недели.

Электронный документ будет «таблеткой от болезни». Как он может «вылечить»? Поставщик через сервис ЭДО пересылает товарную накладную ТОРГ-12 в структурированном виде (XML-документ). На стороне торговой точки номенклатуры сверяются автоматически, затем информация моментально попадает в учетную систему компании. Складскому сотруднику остается завизировать и принять к учету документ.

Резюмируем преимущества, которые получает ритейлер, если работает с электронной товарной накладной:

не надо заносить данные в документ руками; сотрудники, сверяющие позиции номенклатуры, перенаправляются на выполнение более значимых задач; в разы ускоряется прием продукции, товар быстро принимается к учету и своевременно попадет на реализацию; больше не копится бесчисленное количество бумаг.

ТОРГ-13: найдется все

 

Тысячи товарных единиц циркулируют между магазинами, складами и филиалами крупных торговых компаний. Конечно, каждая отгрузка – это документ, обычно не один. В таких условиях нельзя с уверенностью сказать, когда будет подписана накладная по форме ТОРГ-13, и гарантировать целостность товара и исключение потерь – тоже.

Этот документ, как и многие другие, традиционно составляется и распечатывается в бумажном виде. Согласование и подписание ТОРГ-13 занимают время, нередко – несколько недель. Схема рабочая, хоть и с недостатками.

Можно ли перевести работу с документом по внутреннему перемещению в удаленный режим? Да, и это значительно разгрузит ритейлера. Никакой печати, почтовых отправлений, ожидания возврата. Накладная формируется в учетной системе и через сервис обмена отправляется контрагенту, возвращаясь через несколько минут уже с отметкой о подписании квалифицированной электронной подписью.

Есть как минимум три фактора, которые мотивируют бизнес отказаться от бумажных ТОРГ-13:

желание ускорить документооборот в складских процессах; нехватка свободных помещений под бумажный архив; частая потеря накладных во время их перемещения и вытекающие отсюда издержки.

Существует ли склад без бумажных актов?

В список документов, которыми можно обмениваться в электронном виде, в том числе и на удаленке, мы включили акты МХ-1 и МХ-3. В торговых компаниях, где эти документы формируются в бумажном виде, их количество растет с пугающей быстротой. Почему актов так много?

Ежедневно складской персонал проводит более 100 операций, включающих сдачу и возврат продукции. На одно такое действие составляется по два экземпляра каждого акта. Нехитрые подсчеты дают нам такие цифры: 100 операций равно 800 бумажных экземпляров. Даже если отбросить вопрос экономии бумаги, то остро встает другая проблема – где же хранить такое количество документов и как в этих объемах ориентироваться? А организовывать архив придется, это требует законодательством.

Склад без бумаги – исполнимая мечта ритейлера, но вот действия к ее реализации предпринимают далеко не все. И тут снова обращаемся к законодательству, которое не препятствует переводить акты по форме МХ в электронный вид. Многие торговые организации уже воспользовались такой возможностью.

Плюсы работы с документами в Synerdocs на складе очевидны:

Электронный архив МХ-1 и МХ-3. Поиск нужного документа займет всего минуту, проверки не застанут вас врасплох. Свободные площади. Все пространство, ранее занятое шкафами, коробками и папками, высвобождается под более полезные нужды. Быстрая обработка и корректировка актов. В интерфейсе сервиса эти процессы выполняются всего в пару действий. Подписание документов в кратчайшие сроки. При отправке актов через оператора ЭДО их получение и подписание – вопрос пяти минут.

Электронные договоры уже захватили мир

 

Заключение и перезаключение договоров с поставщиками – это непрерывный процесс в торговле. Он включает не только работу с документом, но и его пересылку поставщику (почтой или курьером) и контроль возврата подписанного экземпляра. А если у вас на руках нет подписанного соглашения, то и реализовать продукцию вы не сможете, а значит и получить прибыль тоже. Тысячи бумажных оригиналов ежегодно оседают в архивах компаний.

Ритейлеры постепенно переходят на удаленный обмен документами. Какие преимущества дает ЭДО?

Заключение и перезаключение соглашений ускоряется в несколько раз. Возврата бумажного экземпляра приходится ждать несколько недель, а использование сервисов ЭДО и электронной подписи позволяет завершить всю цепочку документооборота за час. Электронные договоры экономят деньги бизнесу. Сокращаются не только почтовые расходы, но и фонд оплаты труда сотрудников, задействованных в договорной деятельности. Формирование единого реестра документов помогает оперативно находить нужные соглашения и отслеживать сроки их действия. Всего пара кликов, и вы получите нужную информацию.

Закон на стороне ЭДО

 

Несмотря на повсеместное использование электронных документов, у компаний нередко возникают вопросы по легитимности. Итак, какие нормативно-правовые акты гарантируют юридическую значимость ЭДО:

Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». В подпункте 11.1 статьи 2 вводится понятие «электронного документа», которое определяет, что это документированные данные, зафиксированные в электронной форме. Передавать их можно по информационно-телекоммуникационным сетям или обрабатывать в информационных системах. Федеральный закон «Об электронной подписи». В статье 6 подтверждается юридическая значимость документов, подписанных электронной подписью (ЭП). При использовании квалифицированной ЭП электронный документ становится равносилен аналогичному бумажному экземпляру. Федеральный закон «О бухгалтерском учете». В пункте 5 статьи 9 говорится, что первичный учетный документ может быть сформирован как на бумаге, так и в электронном виде с использованием ЭП.

Что касается электронных перевозочных документов, то легитимность работы с ними в удаленном режиме так же подтверждается действующим законодательством:

Постановление Правительства РФ «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом» устанавливает очередность документооборота в перевозочных процессах.  Согласно Постановлению накладная – это первичный учетный документ, который определяет факт передвижения продукции и является основанием для введения учета сторонами товарооборота (покупателем и продавцом), а также взаиморасчетов с перевозчиком. Письмо ФНС ЕД-4-15/5364@ от 23.03.2017 г. говорит, что компании, которые обмениваются электронными транспортными и товарно-транспортными накладными в электронном виде могут выгружать их из сервиса ЭДО и представлять в ФНС.

Сроки хранения электронных документов и бумажных по законодательству не отличаются. Есть и своя особенность: необходимо обеспечить хранение средств проверки подлинности ЭП и средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов спустя время.

***

Без бумаги можно обойтись и в других процессах. Популярность ЭДО обусловлена тем, что переход на электронный формат не деформирует сути бизнес-процессов, а оптимизирует их – делает проще, быстрее и мобильнее. Это дает конкурентные преимущества бизнесу, которые в современных реалиях помогают ему выжить, не потерять выручку и т.д.

Автор: Екатерина Булычева, Synerdocs