Определение целей и стратегии внедрения системы электронного документооборота
Внедрение СЭД всегда начинается с выявления проблем Заказчика на участках делопроизводства и документооборота. Стандартные проблемы – это потери документов, существенные затраты времени на их прохождение, «непрозрачное» и сложное согласование, поиск информации, доставка служебной корреспонденции в подразделения, низкая исполнительская дисциплина, «непрозрачность» исполнения поручений и т.д.
Выявить эти «слабые места» сможет особая экспертная группа, которая должна быть создана руководителем из числа работников, владеющих информацией о прохождении документов. Это работники службы ДОУ, ИТ-подразделения, договорного отдела, HR-специалисты, а также служащие подразделений, в которых образуется значительная часть документопотока.
Эта группа с разграничением сфер компетенции и ответственности между ее членами должна работать на всех этапах внедрения СЭД. В экспертную группу рекомендуется привлекать специалистов IT-компаний, имеющих опыт внедрения системы электронного документооборота. Эксперты ЭОС способны выявить проблемы, не всегда очевидные для штатных сотрудников, а также, используя опыт многих реализованных проектов, предложить варианты оптимизации работы с документами и программные решения, соответствующие потребностям заказчика. На этой же стадии формируется предварительная стратегия внедрения СЭД: последовательно будет проводиться автоматизация подразделений и филиалов либо одновременно, какие процессы будут охвачены в первую очередь, а также очередность формализации с помощью СЭД работы с различными группами документов.
Обследование документооборота
После принятия решения о внедрении системы электронного документооборота необходимо более конкретно описать функциональные и технические требования к СЭД и самое главное требования к автоматизации бизнес-процессов организации.
В рамках обследования действующего документооборота проводится:анализ организационной структуры компании;выявление бизнес-процессов, связанных с движением документов;уточнение схемы документооборота (группы документов, их маршруты, правила регистрации, права доступа и т.д.); выявление неэффективных участков движения документов и подготовка предложений по их оптимизации – реинжиниринг процессов (оформляется отдельным договором);анализ технической инфраструктуры на предмет соответствия функционалу внедряемой системы (возможности оборудования, локальной сети, удаленного доступа и т.д.), подготовка предложений по модернизации;аудит имеющихся у заказчика IT-систем (с целью оценки необходимости интеграции с внедряемой СЭД или переноса учетных данных из существующих систем);определение пакета дополнительных опций, необходимых для расширения «коробочного» функционала внедряемой системы, оценка необходимости индивидуальных доработок;формирование групп пользователей (по должностным категориям и правам в СЭД), оценка их квалификации с целью определения потребности в обучении.
Формирование технического задания и заключение договора на внедрение СЭД
Результаты обследования документооборота формализуются в техническом задании, которое должно содержать:требования к функциональности СЭД (с учетом различных категорий пользователей), ее техническим характеристикам и настройкам;описание участков автоматизации;требования к оборудованию, инфраструктуре и операционным системам;описание способов обеспечения безопасности;перечень работ и дополнительных услуг (в том числе обучение, разработка дополнительных отчетов, нормативных документов и т.д.)
В договоре, в который ТЗ входит составной частью, предусматриваются график работ и их стоимость, а также объемы и способы технической поддержки системы внедряющей компанией.
Установка СЭД
Началу установки СЭД предшествует модернизация технической инфраструктуры, в том числе приобретение необходимого оборудования. Затем проводится установка ПО на сервер и рабочие места пользователей, а также настройка системы в соответствии с организационной структурой компании.
Опытная эксплуатация СЭД и обучение пользователей
Этап обучения часто совмещается с началом эксплуатации системы. Как правило, пользователи получают базовые знания по работе в СЭД в группах, формируемых в зависимости от их роли в системе. Полученные знания закрепляются на рабочих местах при консультационной поддержке специалистов, проводивших внедрение СЭД. Опытная эксплуатация системы документооборота проводится с целью выявления скрытых отклонений от технического задания и неучтенных требований. В случае их выявления проводится соответствующая корректировка настроек СЭД.
Ввод в промышленную эксплуатацию
Внедрение системы электронного документооборота завершается ее вводом в промышленную эксплуатацию и подписанием акта об окончании работ. После завершение проекта по внедрению СЭД специалисты ЭОС или компании-партнера обеспечат высококвалифицированную техническую поддержку системы.
